Man bör alltid planera alla konferenser noggrant, så att man får med alla detaljer som man vill att den skall innehålla, Det är särskilt viktigt att man planerar konferensens anläggning, så att den ligger inom räckhåll för alla deltagare. När man skall boka konferensen bör man vara ute i god tid, för att den tilltänkta lokalen ska finnas ledig just det specifika datumet när man vill hålla konferensen. En sida som har riktigt bra tips är konferens.tips.
Om konferensen skall vara under flera timmar eller under en hel dag bör den ha avbrott med fika, lunch eller frukt och dryck och man måste då i god tid beställa den kost som skall utskänkas under mötet. Är konferensen tänkt att gälla för samtliga anställda på företaget bör man vara noggrann med att sända ut information till alla, så att så många som möjligt får vetskap om att den skall hållas. Man bör, om man inte sänder ut information per post till alla deltagare, hålla ett särskilt personalmöte som kan ge information om konferensens tidpunkt och plats.
Skall man ha extra kringutrustning under konferensen bör man kontrollera denna innan man tar med sig den till konferenslokalen. Det skulle ju vara olyckligt om overhead-maskinen inte skulle fungera när man väl skall hålla konferensen. Det är bra om man i god tid före konferensdatumet kan planera de färdsätt som deltagarna skall utnyttja för att kunna ta sig till konferenslokalen om detta innebär en längre resväg. Tåg och flyg bör bokas så tidigt som möjligt för de anmälda deltagarna.
Om man är konferensens talare bör man skriva ned det som man skall tala om, så att man plötsligt inte kommer av sig eller drabbas av rampfeber. Om deltagarna skall erhålla tryckt material i form av broschyrer under konferensen skall dessa tryckas långt i förväg.
När man bokar sin konferens på nätet finns det ofta information på den sida där man bokar konferensen. Dessa checklistor kan rekommenderas att läsa igenom så att man är väl förberedd inför mötet.